開展精細化管理，創(chuàng)建節(jié)約型后勤

文章出處：http://www.xujuanpiju.com 作者：哈爾濱工業(yè)大學后勤集團總經(jīng)理、黨委書記 人氣： 發(fā)表時間：2008年05月21日

2007年全國高校后勤工作面臨著嚴峻的考驗，物價持續(xù)上漲、勞動力成本增加、新《勞動合同法》頒布等等，給國家投入本身就不足的高等學校帶來巨大的困難，尤其是如何穩(wěn)定食堂價格，保證飯菜質(zhì)量，維護學校的穩(wěn)定大局成為各高校工作的重點。

年初，哈爾濱工業(yè)大學黨委確定了“用精細化管理加強學校內(nèi)涵建設，以勤儉辦學推動學?？沙掷m(xù)發(fā)展”的指導思想，全校上下緊緊圍繞學校黨委提出的工作指導思想確定各自的工作目標，我校后勤集團積極響應，率先在學校開展精細化管理，創(chuàng)建節(jié)約型后勤，一年來做了大量的工作，取得了實際效果，提高了后勤管理與服務的水平，得到師生的認可，為學校的發(fā)展做出了貢獻。

一、實施精細化管理，全面提高后勤管理與服務水平

精細化管理作為一種新理念和管理手段，受到人們的高度重視。由于高校后勤工作的自身特點，實施精細化管理，對全面提高后勤管理與服務水平起著重要的作用。我校后勤集團從2006年開始在全集團開展精細化管理與服務，取得了很好的效果。

（一）以制度建設夯實管理規(guī)范

后勤集團在標準化管理與服務的基礎上，按照精細化管理的要求修訂標準化作業(yè)指導書，編寫了十三萬字的《精細化管理與服務員工手冊》。內(nèi)容涵蓋目標要求、工作守則、工作規(guī)范、工作要點、注意事項、服務禮儀、工作須知、服務禁忌、文明用語、常見問題的提示、安全工作注意事項等十幾個方面。100%的集團員工進行了培訓，在培訓中號召全體員工在精細化管理中要做到：365天天天抓落實，保證服務質(zhì)量不降低；365天天天做好每一件事，堅持標準不走樣。

（二）以基礎建設夯實管理根基

后勤工作包括水、電、暖、公用房、家屬住宅等，存在大量的數(shù)據(jù)信息，如果哪個信息不清楚都會給服務工作帶來困難，因此后勤集團十分重視加強基礎數(shù)據(jù)信息的建設。從全校地下水、電、暖的管網(wǎng)信息的整理繪制，到公用房和家屬住宅各樓的暖氣跑風位置，以及7000余戶的聯(lián)系方式；從供暖的每天的天氣溫度紀錄，到每日耗煤量與往年相比的數(shù)據(jù)信息（為看天供暖提供信息）；從進餐人數(shù)和消費情況的統(tǒng)計，到主副食原材料投量、花色品種和菜價的確定；從供應商的產(chǎn)品信息，到物資采購監(jiān)控數(shù)據(jù)信息的建立等等，都做到了數(shù)據(jù)翔實，管理精細。

（三）以閉環(huán)管理實現(xiàn)最優(yōu)控制

閉環(huán)管理是實現(xiàn)管理目標的一個重要手段，后勤集團通過與各單位簽訂《目標責任書》，建立了量化考核機制。制定了《精細化管理檢查評分細則》，監(jiān)督落實精細化管理。聘請學生監(jiān)察員進行服務質(zhì)量的監(jiān)察，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。從而實現(xiàn)了服務質(zhì)量隨時監(jiān)控，服務水平不斷提高。

（四）以主動服務贏得師生信任

通過開展精細化管理，統(tǒng)一了思想認識，由過去的你要我做，變?yōu)槲乙?，改變了被動狀態(tài)，實現(xiàn)了主動為學校和師生服務，后勤集團服務滿意度由2006年的86.6%，上升到2007年的95.94%。

一是服務于學校大局，不等不靠。為滿足學校重大接待任務，集團自籌資金700萬元對西苑賓館進行裝修改造，為圓滿完成本科教學評估、總參將軍學習班、哈工大與中國航天等一系列重大接待任務提供了硬件保證。自籌資金100余萬元，對海燕酒店進行了部分裝修改造，使得海燕酒店今年榮獲了“黑龍江省政府黨政機關(guān)出差定點飯店”和三星級酒店。自籌資金在二校區(qū)開辦幼兒園，解決二校區(qū)教職工子女入園難的問題。

二是將“以服務對象為本”的理念貫穿到各項工作中去。開展精細化管理以來，用心服務的職業(yè)習慣正逐步養(yǎng)成。學生公寓為畢業(yè)生提供免費紙箱、蛇皮袋、膠帶等用品，并開通了夜晚叫醒服務，避免同學們因睡過頭而耽誤旅程。當教師剛下課，一盆洗手的溫水已經(jīng)為教師準備好，讓教師們感到服務的溫馨，等等。目前，后勤集團上下形成了主動找問題，主動解決問題，注重實際效果，落實精細化管理的良好風氣。

三是搭建與服務對象的溝通平臺，虛心聽取師生員工的意見和建議，不斷改進工作，做好服務。后勤集團開通后勤服務一線通“59188591”電話、總經(jīng)理信箱等，及時回復并解決服務問題，得到了師生的贊揚。



二、開展崗位練兵，全面提高后勤服務質(zhì)量

為深入、扎實地開展精細化管理工作，后勤集團在2007年開展了以“練技能、學管理、比業(yè)績、做貢獻”為主題的崗位練兵活動。旨在通過崗位練兵練就過硬本領，以精湛、嫻熟的技能服務于廣大師生，不斷提高后勤集團服務質(zhì)量。

（一）全員參與，全員提高

后勤集團所屬單位都召開了動員大會，結(jié)合集團要求提出了活動口號，如“領導帶頭、全員參與、集體練兵、整體提高”，“人人參加練兵，人人受到教育，人人得到提高”等。廣大集團員工的積極性空前高漲，崗位成了員工的比武場，大家結(jié)合自己的日常工作，開展豐富多彩的練兵活動，形成了人人參與，比學趕幫的練兵熱潮。

（二）注重策劃，務求實效

為使崗位練兵取得實際效果，各單位都認真策劃了活動方案，制定了練兵活動推進表，落實了責任人。崗位練兵一是做到了100%參加培訓；二是標準化作業(yè)指導書和精細化管理手冊在活動中得到較好的落實；三是將節(jié)約和安全工作納入其中，進行全方位訓練；四是通過練兵整體服務技能有明顯提高，涌現(xiàn)出一些出類拔萃的技術(shù)能手和業(yè)務尖子。在技能展示大會上，公寓中心的服務員展示了看學生照片就能100%辨識，準確說出學生姓名、所在學院、房間號等信息；郵政部員工可以在任意說出郵寄重量和地址后，立即準確答出所需費用，并且還能對各地郵編張口即答；住宅部的員工可以在隨意說出某位老師姓名的情況下，立即回答出所在單位，家庭門牌號和聯(lián)系電話；在觀看廚藝展示時，在場觀眾更為一塊面抻出4600根細如發(fā)絲的絕活所贊嘆，也為拋餅薄如蟬翼，附在報紙上字跡清晰可辨的高超技藝所折服。

（三）發(fā)明創(chuàng)造，才智體現(xiàn)

在崗位練兵展示會上，4個單位向大家展示了實用勞動工具和科技小發(fā)明等成果50余項。其中既有方便工作的節(jié)能燈高空安裝器、多功能手動鉆具、割玻璃規(guī)尺、門楣擦等工具，又有撒水車過濾器等保護設備的工具。這些工具既節(jié)省人力、物力、又確保工作高質(zhì)、高效。還有一些層次比較高的發(fā)明，如動力維修中心自行研發(fā)的LED聲控照明燈、控制柜防盜報警器、光控路燈裝置等設備，具有較強的實用功能，在校區(qū)內(nèi)將陸續(xù)推廣。



三、以人為本，厲行節(jié)約，建設節(jié)約型后勤

在管理中后勤集團抓住資金資源、資產(chǎn)資源和人力資源三個管理要素，采取了一系列措施，取得了明顯成效。

（一）實行財務剛性預算，抓好宏觀控制

為了有效地控制成本，后勤集團實行了嚴格的財務預算審查制度，一是對每一項支出都進行嚴格的審查，不合理的堅決取消；二是對辦公設備預先進行市場調(diào)研，避免雖然是合理支出但預算虛高；三是對各單位定出高標準的經(jīng)濟指標；四是實行財務剛性預算，嚴禁突破。在這樣一個預算制度下，各單位每月進行一次預算執(zhí)行情況匯報，嚴格控制成本，學會了精打細算。

（二）開發(fā)資產(chǎn)資源，促進資源效益最大化

后勤集團將所有能夠利用的資產(chǎn)資源挖掘出來，通過市場調(diào)研，對資源進行分類，統(tǒng)一規(guī)劃，提高了資源的利用率，獲得最大的經(jīng)濟效益。

（三）合理設崗，充分發(fā)揮人力資源的效益。

后勤集團推行扁平化管理，減少管理層次，開展了崗位設置和薪酬改革，合理設置崗位，明確崗位職責，鼓勵“一人多崗滿量”，減少冗余人員，從而降低了服務成本，提升了人力資源效益。

（四）厲行節(jié)約，向節(jié)約要效益

后勤集團出臺了一系列管理措施控制運行成本，節(jié)約經(jīng)費支出。先后出臺了《固定資產(chǎn)和低值設備購置管理暫行辦法》、《關(guān)于招待費管理問題的補充規(guī)定》、《關(guān)于機動車輛保險服務實行團購的通知》等規(guī)定，發(fā)出厲行節(jié)約倡議書，總結(jié)出14條節(jié)約措施，涵蓋了辦公用品、設備改造、節(jié)油節(jié)電節(jié)水、低值易耗品和零件的修舊利廢、車輛使用油耗和維修控制、差旅費和招待費控制、通訊支出控制等所有方面，這些措施大大地節(jié)約了成本，減少了浪費。2007年與2006年相比，5種低值易耗品的統(tǒng)一招標采購，年節(jié)約經(jīng)費5萬元，汽車團購保險年節(jié)約10萬元，招待費減少28.9%，差旅費減少34.05%。



四、采取有效措施，穩(wěn)定食堂價格，保證飯菜質(zhì)量

2007年物價比2006年同期大幅度上漲，我校食堂的采購成本07年比06年增加6.1%，同時07年勞動力價格也大幅度上漲，給學校飲食工作帶來巨大的壓力和困難。后勤集團反復開會，研究對策，應對物價上漲，維護學校的穩(wěn)定。

（一）積極溝通：召開學生總會、研究生總會對話會，參加學生“爭鳴論壇”，與學生面對面進行交流。針對學生提出的意見和建議，積極改進食堂工作，提高服務質(zhì)量。

（二）想方設法降低采購成本：在采購方面采取了分析市場趨勢，通過競價談判、價格簽約、囤貨儲備等措施，降低了采購成本，緩解了物價上漲的壓力。

（三）采取措施降低運行成本：在內(nèi)部改革上，對各個環(huán)節(jié)進行認真分析，采取有效措施。一方面在物流管理方面，變分散管理為集中管理，合并庫房16個，減少冗余人員，降低庫存資金的占用，加快了商品周轉(zhuǎn)。另一方面，在投料數(shù)量、菜品出成率管理方面，設計了統(tǒng)一的管理軟件，將改變隨個人習慣而操作產(chǎn)生的質(zhì)量不穩(wěn)定和出菜率不一致的問題，大大降低了損耗。同時，積極開發(fā)花色品種，開展了拿手菜、招牌菜、特色菜申報活動，完成標準菜譜樣本設計，編制標準菜譜500余種。



五、落實《勞動合同法》，規(guī)范勞動用工

《 勞動合同法》的頒布，是全面落實科學發(fā)展觀、構(gòu)建社會主義和諧社會的重大舉措，也是保障民生問題的重要法律。但該法頒布后，在全國范圍內(nèi)也引發(fā)了諸多爭論和風波，引起了社會各界廣泛關(guān)注。如何積極應對《勞動合同法》的實施，規(guī)避用工風險，也是我們高校后勤面臨的重要課題。下面將我們學校后勤用工的有關(guān)情況和一些初步想法與大家共同交流。

（一）基本情況

我校后勤集團現(xiàn)有員工總數(shù)為2732人（不含集體所有制企業(yè)663人）。其中：

學校在編員工518人；全民合同制員工121人；集體所有制進校服務員工64人（代管集體所有制企業(yè)663人除外）；其他聘用員工2029人。

（二）社會保險及最低工資標準執(zhí)行情況

后勤集團聘用員工2029人中，未投保人數(shù)為1800人，占聘用員工人數(shù)的89%；有350人的工資標準未達到哈爾濱市最低工資標準線。

根據(jù)《勞動合同法》的規(guī)定，將社會保險列為勞動合同條款，并規(guī)定工資不得低于當?shù)匾?guī)定的最低工資標準。經(jīng)測算，每年后勤集團需多增加社會保險支出782萬元（尚不含住房公積金）；另外，350人未達到哈市最低工資標準650元的，每年后勤集團需多增加最低工資補差近130萬元。兩項合計，每年需多增加支出912萬元。

（三）實行《勞動合同法》后給我們帶來新的問題

實行《勞動合同法》后主要給我們帶來兩大核心問題：一是用工成本將大大增加；二是用工機制的活力將被大大降低。

在用工成本方面，嚴格按照法律法規(guī)執(zhí)行，如上所述，社會保險每年增加782萬元，最低工資補差每年增加130萬元，另外，還需支付大量的加班費，我們有近1100人的崗位，每天工作超時在4小時以上，并且基本沒有休息日，經(jīng)粗略測算，嚴格執(zhí)行加班工資，每年需增加支付加班費1800萬元。

社會保險（尚不含住房公積金）、最低工資補差和加班工資三項加起來每年需要多支付用工成本至少2700萬元。另外，解除合同和終止合同也還需要支付一定的經(jīng)濟補償金，可見用工成本大大增加。

當然，以上所增加的用工成本，按照過去規(guī)定也是需要支付的，但實際上，各用工單位并未嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，尤其我們東北等欠發(fā)達地區(qū)更是普遍現(xiàn)象，實行《勞動合同法》后，這些將是不可回避的問題。

在用工機制方面，一是《勞動合同法》明確規(guī)定，連續(xù)工作滿十年或連續(xù)簽訂兩次固定期限勞動合同續(xù)簽勞動合同的，要續(xù)簽為無固定期限勞動合同；二是今后不可隨意辭退或解除員工勞動關(guān)系，這些規(guī)定，都將使用工單位的用工活力大大降低。

（四）我們的做法

《勞動合同法》自07年頒布以后，我校后勤集團就在研究如何執(zhí)行這部法律，參加了多次全國的研討會，自身也組織了多次研討，在貫徹《勞動合同法》上，我們主要做了如下一些工作。

一是組織學習、研討、領會《勞動合同法》，使各級干部對《勞動合同法》有足夠的認識，增強法律意識。

二是對后勤集團的所有聘用人員進行摸底調(diào)查，整頓隊伍。

三是在08年1月底之前對所有聘用人員進行重新簽訂勞動合同。為了規(guī)避因加班工資方面引起的勞動糾紛，我們在簽訂勞動合同時，對合同中約定的工資做了適當下調(diào)，高出部分適當列為加班工資。



六、做好高校后勤工作的建議

當前高校后勤工作面臨兩大困難，一是物價上漲對食堂的壓力；二是落實《勞動合同法》增加的用工成本。因此，建議國家增加對高校的經(jīng)費投入，或出臺相應的政策，以解決高校后勤工作的困難。

（一）建立伙食專項補貼基金，對高校食堂進行補貼，或出臺相應的保護措施，穩(wěn)定食堂的價格。

（二）國家或政府應撥付專項資金，保證《勞動合同法》的順利實施。

（三）建議各地勞動部門制定適合高校后勤特點的相關(guān)政策。

哈爾濱市實行了靈活就業(yè)人員的社會保險辦法，在繳納比例上有很大的優(yōu)惠。如果高校用工能夠享受類似政策，保險費的支出將會減少很多。另外，在用工工時制上，有些崗位應允許實行不定時工時制或綜合工時制。



七、結(jié)束語

高校后勤工作有其特殊性，近十年的高校后勤社會化改革走到了艱難時期，如何走出困境，需要高校后勤人共同努力，在實踐中不斷探索，為我國高等教育的發(fā)展貢獻力量。